Rzeczywiście jest jedna tzw. „złota zasada”, którą (zbyt) wiele osób ignoruje, co często przynosi później bardzo przykre konsekwencje. A chodzi tu o nic innego, jak… dokładne przestudiowanie umowy o dofinansowanie.

Wiele osób/firm, które otrzymały dofinansowanie, jest na tyle szczęśliwych z tego powodu, że zbytnio nie zagłębia się w lekturę umowy o przyznanie dotacji, wychodząc z założenia, że instytucje państwowe na pewno ich nie oszukają. W istocie trudno oskarżać instytucje zajmujące się rozdzielaniem środków unijnych o chęć oszustwa beneficjenta, jednak nie o to tu chodzi…

Umowa zawiera bardzo wiele obostrzeń i odniesień do innych dokumentów (np. jest ściśle powiązana ze złożoną dokumentacją konkursową – wnioskiem o przyznanie dofinansowania, innymi dokumentami programowymi), dlatego też zanim zacznie się przeprowadzać inwestycję, warto dokładnie przeanalizować wszelki dokumenty, tak aby, nie tylko nie mieć problemów z rozliczeniem inwestycji, ale również nie narazić się na nieświadome niedotrzymanie warunków umowy, co mogłoby skutkować koniecznością zwrotu dotacji.

Na co warto zwrócić szczególną uwagę?

Istotne są wszelkie daty – termin rozpoczęcia i zakończenia projektu – gdyż tylko te koszty, które zostaną poniesione w tym terminie są kosztami kwalifikowanymi.

Niemniej ważna jest też forma płatności za poniesione wydatki, gdyż płatność gotówką może być tolerowana tylko do pewnej kwoty (np. do 20 tys. zł) lub też umowa nakładać będzie wymóg, aby wszystkie płatności były dokonywane przy pomocy przelewów bankowych. Najlepiej bez względu na wszystko przyjąć zasadę, iż wszelkie płatności związane z przyznanym dofinansowaniem będą dokonywane przy pomocy przelewów bankowych z wyodrębnionego (firmowego) konta bankowego. Uprości to wszelkie rozliczenia w przyszłości.

Trzeba też zapoznać się z wymaganymi do rozliczenia dotacji dokumentami za zakupione środki trwałe lub usługi. W zdecydowanej większości przypadków faktury VAT to zdecydowanie za mało. Szczególną uwagę trzeba też zwrócić przy zakupie używanych środków trwałych, gdyż tutaj wachlarz niezbędnych do dokonania rozliczenia dokumentów znacznie się rozszerza (potrzebne jest tu przede wszystkim oświadczenie o tym, że środek trwały nie był zakupiony ze środków Unii Europejskiej w okresie ostatnich 7 lat, często też wymagana jest wycena niezależnego rzeczoznawcy).

W wielu przypadkach instytucje, które zajmują się przyznawaniem dotacji w danym działaniu / programie operacyjnym, publikują dodatkowe poradniki na temat tego jak poprawnie rozliczyć dofinansowanie, jak również organizują dodatkowe, bezpłatne szkolenia z zakresu rozliczania dofinansowania. Warto z tych możliwości skorzystać, choć nie ma niestety co liczyć na to, że dzięki tej pomocy rozliczanie dotacji stanie się przysłowiową „bułką z masłem”…