Wiele można o dotacjach unijnych powiedzieć, ale nie to, że proces ich pozyskania jest łatwy i przyjemny. Trzeba się więc nastawić na ciężką drogę, czasem to będzie spokojny spacer, czasem intensywny bieg, ale jednego można być pewnym – na drodze pojawi się wiele przeszkód. Przeszkód trudnych, ale nie niemożliwych do pokonania.

Jak się więc odpowiednio przygotować?

Przede wszystkim trzeba mieć cel, czyli konkretną inwestycję, na którą chce Pan pozyskać pieniądze. Staranie się o dotację tylko dlatego, żeby pozyskać jakiekolwiek pieniądze, jest całkowicie bezsensowne i nie ma co ukrywać – głupie.

Gdy już ma Pan konkretny cel (np. rozbudowa zakładu produkcyjnego firmy), trzeba poszukać odpowiednich programów unijnych, w których Pana firma może pozyskać pieniądze na ten typ inwestycji, tak aby zorientować się kiedy będą najbliższe nabory wniosków (bardzo rzadko zdarza się tak, aby nabory były prowadzone przez cały czas, zazwyczaj jest to jeden termin np. 1-14 grudnia, a w ciągu roku prowadzony jest tylko jeden nabór).

W tym momencie mogą pojawić się dwa warianty:

Na rozpoczęcie się najbliższego naboru trzeba jeszcze długo poczekać (np. 8 miesięcy) lub też, co gorsza, data najbliższego naboru nie jest jeszcze znana – wtedy musi się Pan zastanowić, czy może się Pan wstrzymywać z inwestycją przez tak długi czas, tylko po to aby mieć SZANSE na uzyskanie nią dofinansowania.

Często jest tak, że z biznesowego punktu widzenia dużo korzystniej jest przeprowadzić inwestycję za własne pieniądze jak najszybciej, niż czekać na możliwość skorzystania z dotacji i rozpocząć wszelkie prace np. dopiero za rok, kiedy opłacalność tego typu inwestycji znacznie się zmniejszy, bo wyprzedzi nas konkurencja.

Dotacje dla firm przyznawane są co prawda w formie refundacji, ale nigdy nie można zacząć inwestycji przed złożeniem wniosku o dofinansowanie, co więcej w zdecydowanej większości wypadków nie można też wnioskować o dofinansowanie inwestycji już rozpoczętej, nawet jeśli chciałby Pan, aby dotacja pokryła tylko te wydatki, które zostaną poniesione po złożeniu wniosku.

Może się jednak zdarzyć też tak, że nabór wniosków pod dotację, o którą chce się Pan starać już się rozpoczął i potrwa jeszcze jedynie przez kilka dni. Jeśli inwestycję chce Pan przeprowadzić w najbliższym czasie i nie może Pan czekać na kolejny nabór, można spróbować przygotować dokumentację nie do końca kompletną, ale jednocześnie w taki sposób, aby nie została ona odrzucona.

W każdym programie unijnym istnieje możliwość (przynajmniej jednokrotnego) dokonania niezbędnych uzupełnień i poprawek w złożonej dokumentacji . Dzięki temu wniosek o dotację nie zostanie odrzucony, pomimo iż złożone dokumenty są niekompletne.

Przykład:
Jeśli do wniosku trzeba dołączyć projekt budowlany, a nie istniałaby absolutnie żadna możliwość, aby był on w pełni gotowy do czasu zakończenia naboru, można złożyć dokumenty bez niego i dołączyć go w późniejszym terminie.

Istotne jest jedno. Nie wszystkie błędy można poprawić i nie wszystkie załączniki można dołączyć w momencie otrzymania od instytucji oceniającej wniosek wezwania do dokonania poprawek/uzupełnień. (każdy wnioskodawca ma zazwyczaj jedną taką możliwość).

W każdym konkursie mogą być zdefiniowane elementy wniosku nie podlegające poprawie i załączniki, które trzeba bezwzględnie dołączyć, gdyż jeśli tak się nie stanie, wniosek zostanie odrzucony. Tego typu obostrzeń nie ma jednak zbyt wiele, więc nawet składając niekompletną dokumentację tzw. „rzutem na taśmę”, można po dokonaniu niezbędnych uzupełnień pozyskać dla swojej firmy dotację.

Oczywiście trzeba pamiętać iż przygotowywanie dokumentacji w ostatniej chwili nie jest dobrym rozwiązaniem, jednak jeśli miałaby to być jedyna szansa na uzyskanie dotacji na daną inwestycję, to warto z niej skorzystać.