Nie istnieje jeden wzór wniosku o dotacje i dotyczy to wszystkich dotacji, zarówno tych dla istniejących firm, jak i tych przeznaczonych dla osób, które dopiero chcą rozpocząć własną działalność. Podobnie jest w przypadku wszystkich pozostałych dotacji, dla samorządów, czy też organizacji pozarządowych itp.

Wzór wniosku może się też zmieniać z naboru na nabór, co oznacza, że jeśli ktoś próbował pozyskać dotacje w danym konkursie np. w 2010 roku i ta próba zakończyła się niepowodzeniem, to w 2011 roku (w kolejnym naborze) z bardzo dużym prawdopodobieństwem obowiązywać już będą zupełnie inne wzory dokumentów. Te zmiany nie muszą być zawsze bardzo duże, czasem są to tylko kosmetyczne poprawki, wynikające z błędów we wzorze wniosku zauważonych przez instytucje organizującą dany konkurs w poprzednim naborze.

Czasem jednak wzór wniosku, a co za tym idzie sposób ich oceny (punktacji) ulega drastycznym zmianą z konkursu na konkurs. Tak było np. w ubiegłorocznym naborze w działaniu PO IG 8.1 (dotacje na e-biznes), gdzie, w stosunku do naborów z 2008 i 2009 roku zaszły bardzo duże zmiany, nie tylko w samym wzorze wniosku, ale przede wszystkim w sposobie wyłaniania projektów, które dostaną później dotację.

Dlatego zdecydowanie NIE warto zbyt mocno wzorować się na wnioskach z poprzednich naborów, nawet jeśli dany projekt uzyskał dotacje. Taki wniosek może stanowić dodatkową pomoc przy wypełnieniu aktualnych wzorów dokumentów, jednak osoba, która wypełnia taki wniosek musi być szczególnie uważna i kierować się przede wszystkim zapisami w aktualnej dokumentacji konkursowej (w tym przede wszystkim aktualnej instrukcji wypełnienia wniosku).