Nie każdy zdaje sobie sprawę w jaki sposób rozdysponowywane są dotacje unijne. Tymczasem to w jaki sposób dotacja zostanie wypłacona zależy od zasad konkursu, w ramach którego staramy się o dofinansowanie. Zasadniczo istnieją dwie formy wypłaty dotacji unijnych.

Pierwsza i zdecydowanie najbardziej przyjemna i polega ona na przelaniu pieniędzy z góry na konto, w całości lub ew. w transzach (kolejne transze wypłacane są po przedstawieniu faktur zakupu). Tego typu forma stosowana jest w przypadku programów gdzie można dostać stosunkowo niskie dotacje, do ok. 50 tys. zł. Naturalnie z tych pieniędzy trzeba się później rozliczyć przedstawiając odpowiednie dokumenty poświadczające dokonane wydatki.

Drugą formą jest częściowa refundacja. Dofinansowanie jest wypłacane jest dopiero po przedstawieniu faktur za już dokonane zakupy w ramach danej inwestycji. W większości wypadków inwestycję można podzielić na etapy, przez pieniędzmi otrzymanymi z refundacji pierwszego etapu (np. budowa hali produkcyjnej) można współfinansować kolejny (np. wyposażenie hali w maszyny). Co istotne, w większości wypadków, w programach, w których obowiązuje refundacja, można się też starać o otrzymanie zaliczki, czyli niewielkiej części dotacji jaka została przyznana, która zostanie wypłacona z góry, na konto bankowe.