Zasadniczo po części sam sobie Pan odpowiedział. Koszty (wydatki) kwalifikowane (czasami też określa się je jako kwalifikowalne) to takie koszty, na których pokrycie może zostać przyznana unijna. Pozostałe wydatki określa się mianem kosztów (wydatków) niekwalifikowanych.

Nie ma jednego katalogu kosztów kwalifikowanych dla wszystkich dotacji unijnych, gdyż w każdym programie mogą się one znacząco od siebie różnić. Co więcej, w jednym naborze coś może być wydatkiem kwalifikowanym, a w kolejnym może już nim nie być, gdyż instytucje odpowiedzialne za przyznawanie dotacji czasami zmieniają zakres takich kosztów.

Aby coś mogło stać się kosztem kwalifikowanym, dany koszt musi też być poniesiony w odpowiednim czasie. Jeśli więc reguły danego konkursu zakładają, że wszelkie koszty mogą być poniesione tylko po złożeniu wniosku o dofinansowanie, to wszelkie koszty poniesione wcześniej nie mogłyby być finansowane dotacją.

I w końcu najważniejsze. Dany koszt musi być niezbędny do prawidłowej realizacji projektu i zostać zatwierdzony przez instytucje odpowiedzialne za obsługę danego programu unijnego.