Wszystko zależy od regulaminu konkursu i trybu w jakim jest on przeprowadzany.

Zasadniczo mamy dwa rodzaje konkursów:

• konkurs przeprowadzany w trybie OTWARTYM
• konkurs przeprowadzany w trybie ZAMKNIĘTYM

W pierwszym przypadku (konkursu przeprowadzanego w trybie OTWARTYM) w momencie ogłoszenia konkursu pewna jest w zasadzie tylko data jego rozpoczęcia. Data zamknięcia konkursu zależy od momentu, kiedy do instytucji przeprowadzającej nabór wpłyną wnioski na kwotę przekraczającą wysokość alokacji w danym konkursie (np. 10 mln zł). Przeważnie jednak jest tak, że konkurs jest zamykany dopiero w momencie, gdy suma kwot na jakie opiewają złożone wnioski wynosi znacznie więcej niż dostępna w danym konkursie kwota pieniędzy np. 150% alokacji (w naszym przykładzie będzie to 15 mln zł). Naturalnie nigdy też nie jest tak, że konkurs zakańczany jest natychmiast, gdy tylko wpłynie wniosek, który jednocześnie spowoduje przekroczenie ustalonego limitu (w naszym przykładzie jest to 150% alokacji). Tego samego dnia, gdy określony limit zostaje przekroczony ogłaszany jest stosowny komunikat, a sam nabór wniosków ostatecznie kończy się po X dniach od ogłoszenia komunikatu (przeważnie są to 3 dni, jednak może to zależeć od konkretnego konkursu, dlatego też zawsze trzeba gruntownie czytać regulamin).

Warto też wspomnieć, że nawet konkurs przeprowadzany w trybie OTWARTYM nigdy nie trwa w nieskończoność. Jeśli zainteresowanie jest bardzo małe, zawsze określona jest bezwzględna data zakończenia naboru, która pokrywa się z datą zakończenia roku.

Innym typem konkursu jest konkurs przeprowadzany w trybie ZAMKNIĘTYM. Tutaj zasada jest prosta. Wyznaczane są dwie daty – otwarcia i zamknięcia – w ramach których można składać wnioski o dotację np. od 1 do 30 kwietnia.

To czy kolejność złożenia wniosków będzie miała ostatecznie znaczenie, zależy od tego w jaki sposób wnioski są oceniane (tego typu informacje są zawsze zawarte w regulaminie danego naboru). Najpopularniejszy system oceny to skala punktowa, gdzie można uzyskać np. od 0 do 100 pkt. Tu zasada jest prosta, pozytywną ocenę otrzymują te wnioski, które otrzymają nie mniej niż 60% maksymalnej liczby punktów (w naszym przykładzie będzie to 60 z maksymalnej liczby możliwych do uzyskania 100 pkt.).

Uzyskanie takiej ilości punktów, nie jest jednak równoznaczne z przyznaniem dotacji. Jeśli w naborze złożono dużo dobrych wniosków, dotację mogą dostać tylko te podmioty, które uzyskały najwyższą ilość punktów. Oczywiście zdarzają się sytuacje, że beneficjent ostatecznie rezygnuje z otrzymania dotacji, dlatego też firma, która pierwotnie (ze względu na zbyt małą otrzymaną ilość punktów) nie załapała się na unijne pieniądze, może po jakimś czasie (np. 2-3 miesiącach) zostać zaproszona do podpisania umowy o dofinansowanie.

Co jednak by się stało gdyby np. 20 firm otrzymało taką samą ilość punktów, a środków starczyłoby tylko dla 10 z nich?

W takiej sytuacji regulamin przeprowadzania naboru powinien przewidywać dodatkowy czynnik, który zdecyduje o tym, w jakiej kolejność zostaną przyznane pieniądze i teoretycznie może to być np. data złożenia wniosku o dotację. Ostatnio jednak unika się tego jak ognia, a ponadto w przypadku gdy maksymalna ilość punktów wynosi 100, a sama punktacja przyznawana jest z dokładnością do dwóch miejsc po przecinku (co oznacza iż można otrzymać np. 92,25 pkt.), taka sytuacja, w której bardzo duża liczba podmiotów starających się o dotację otrzymuje dokładnie taką samą liczbę punktów, jest bardzo mało prawdopodobna.

Zdarzają się takie nabory, w których, aby uzyskać dotację wystarczy spełnić wszystkie określone w regulaminie kryteria. Takich kryteriów może być np. 10. Niespełnienie choćby jednego z nich powoduje odmowę przyznania dotacji. W tym wypadku bardzo często się zdarza, że o tym kto otrzyma dotację decyduje czas złożenia wniosku (kolejność). Tak właśnie było się w naborach z 2008 i 2009 roku do działania PO IG 8.1 (słynne dotacje na e-biznes) i wywołało dość sporą medialną burzę, a w konsekwencji wymusiło zmianę systemu oceny wniosków. Dlatego też w chwili obecnej unika się organizowania naborów, w których obowiązuje właśnie taki system oceny wniosków.

Czasami też o kolejności rozpatrywania wniosków / przyznania dotacji, mogą decydować czynniki zewnętrzne. Tak np. jest w przypadku działania 312 "Tworzenie i rozwój mikroprzedsiebiorstw" w ramach Programu Rozwoju Obszarów Wiejskich. W wypadku tego konkursu, decydujące są takie czynniki jak stopa bezrobocia w powiecie, w którym realizowana jest operacja, dochód podatkowy gminy w przeliczeniu na jednego mieszkańca oraz to ile etatów (nowych miejsc pracy) ma zamiar utworzyć wnioskodawca po zrealizowaniu inwestycji.

Jak widać, sposobów przeprowadzania naboru oraz oceny wniosków może być wiele. Dlatego też należy bardzo uważnie czytać regulaminy. W przypadku obecnych naborów dotyczących dotacji dla firm, coraz rzadziej jednak można spotkać się z sytuacją aby czas złożenia wniosku o czymkolwiek decydował. Nieco częściej taka sytuacja zdarza się w przypadku dotacji na założenia firmy, choć i tutaj w większości wypadków decyduje jakość wniosku/biznesplanu, niż to jak szybki jest wnioskodawca.