Najważniejsza zasada przy staraniu się o dotację dla już istniejących firm.

Konkursy o dotacje dla przedsiębiorców ogłaszane są zazwyczaj raz w roku (choć czasami w roku są też dwa lub trzy nabory) i przeważnie mają formułę zamkniętą . Oznacza to, że najczęściej ustalone są daty, kiedy w danym roku można składać wnioski np. 1-30 marca 2010. W tych dniach można złożyć wniosek oraz biznesplan wraz z wszelkimi dokumentami jakie są wymagane, aby starać się o daną dotację. W zdecydowanej większości przypadków, aby móc dostać dotacje na dany zakup/inwestycje nie można jej poczynić wcześniej, niż dzień po złożeniu wniosku.

Przykład.

Załóżmy, że mamy dziś 1 stycznia. Firma XYZ sp. z o.o. chce w ciągu najbliższego miesiąca zakupić maszyną produkcyjną. Konkurs w którym może się starać o dotację przewidziany jest w terminie od 1 do 30 marca (oczywiście to tylko przykładowa data). XYZ sp. z o.o. ma zatem trzy możliwości:

  1. Zakupić maszynę jeszcze w styczniu. Wtedy jednak ten zakup NIE będzie mógł być współfinansowany dotacją. Czyli XYZ sp. z o.o. będzie musiał go zakupić w 100% z własnych środków.
  2. Zakupić maszyną najwcześniej dzień po złożeniu wniosku o dofinansowanie (należy jednak pamiętać, że w tej sytuacji wniosek można złożyć tylko w terminie trwania konkursu, czyli w naszym przykładzie od 1 do 30 marca). Jeśli firma złożyła wniosek np. 10 marca, to już 11 marca będzie mogła dokonać zakupu, więc będzie mogła zacząć wykorzystywać maszynę stosunkowo szybko. Jeśli po procesie oceny wniosków (który zazwyczaj trwa kilka miesięcy) okaże się, że firmie zostało przyznane dofinansowanie, otrzyma częściowy zwrot poniesionych kosztów zakupu maszyny (np. 50-70%, jest to uzależnione od maksymalnej wysokości dotacji w danym programie). Jeśli jednak wniosek zostanie oceniony negatywnie, firma ostatecznie nie będzie mogła liczyć na żadną dotację na ten zakup. Ponieważ zakup już został dokonany, nie będzie mogła też się starać o dotację na tą konkretną maszynę w nowym naborze wniosków.
  3. Trzeci wariant jest najbardziej bezpieczny, jednak może w ogromnym stopniu opóźnić zakup maszyny. Firma XYZ sp. z o.o. powinna zaplanować we wniosku, że maszyna zostanie zakupiona w okresie, w którym wnioski powinny już zostać ocenione czyli np. w październiku. W takiej sytuacji jeśli dotacja zostanie przyznana, firma może spokojnie zakupić maszynę, wiedząc, że później na pewno dostanie częściowy zwrot. Jeśli wniosek zostanie oceniony negatywnie firma może podjąć decyzję, czy opóźnić zakup i startować w kolejnych naborach (np. w przyszłym roku), czy też świadomie dokonać zakupu w 100% za własne pieniądze. Trzeci wariant ma jeszcze jedną zaletę. W większości programów dla firm, można się starać o zaliczkę np. 30% wartości przyznanej dotacji. Dzięki czemu firma w jeszcze mniejszym stopniu może korzystać z kredytu bankowego lub własnych środków.

Przy staraniu się o dotację, warto więc planować inwestycje z odpowiednim wyprzedzeniem. Wtedy się najwięcej zyskuje.